Nuovo Anno, Nuovo Decennio, Nuovo Personale Software: Parte 2

Bentornato alla Parte 2 del “Nuovo Anno, Nuovo Decennio, Nuovo Personale Software!” Se stai leggendo questo articolo, si potrebbe avere preso Parte 1, nel quale si è discusso su come iniziare la tua ricerca di nuovo personale software. Parte 2 immersione in domande non trascurare, cosa evitare, come restringere la ricerca, e come pianificare una corretta implementazione.

Domande Non Trascurare

Nelle fasi iniziali della ricerca, si sono demoing e di verificarne la quale software avete il vostro “must have” di elementi. Stai visualizzando l’intero flusso di lavoro, il layout, immaginando te utilizzando il software, e di più. Ci sono due fattori importanti che però sono spesso trascurati quando si valutano soluzioni software: Sicurezza e Supporto.

Sicurezza

Spesso la sicurezza viene ignorato quando si valutano soluzioni software. È un MUST assoluto per chiedere al fornitore di software come proteggere i tuoi dati. L’errore più grande è quello di assumere i tuoi dati sono al sicuro. Mai dare per scontato! I fornitori di Software di investire in diversi livelli di sicurezza. Si sta mettendo la vostra assunzione di personale azienda a rischio di una violazione, se non si chiede a queste domande fondamentali prima di firmare sulla linea tratteggiata:

• Dove i dati sono memorizzati e quali Data Center a Livello è conservato nel? Tier 3 e 4 centri dati forniscono la massima sicurezza.

• I dati memorizzati in più Centri Dati?

• Chi gestisce il Data Center e come spesso è eseguito il backup dei dati?

• È il Data Center certificati/controllati?

• Che tipo di anti-virus/anti-malware usano?

Se la sicurezza dei dati è una lingua straniera, come la maggior parte di noi), io consiglio di fare una ricerca sul Data Center e anti-virus/anti-malware software per aiutarvi a come si sta chiedendo a queste domande.

Supporto

Come per ogni tecnologia, soluzione, un buon supporto al cliente è fondamentale se avete bisogno di entrare in un sacco o solo una volta ogni tanto. Personale software di complemento del vostro mansioni di tutti i giorni ed è essenziale per il vostro flusso di lavoro. Se hai un problema o una domanda, è importante essere in grado di contattare il Supporto facilmente e sentire indietro in modo tempestivo. Alla fine della giornata, sono alla ricerca di un partner che sarà facile lavorare con e di Sostegno è una grande componente di che. Cattivo Supporto a rendere l’intera esperienza utente miserabile. Così come si fa a sapere se si sta formando un buon partenariato?

Qui di seguito sono le domande chiave da porre:

• È incluso nel contratto?

• Quanto velocemente si sente una risposta?

• Devi registrare un biglietto prima di parlare con qualcuno?

• Servizio di Supporto è disponibile 24/7?

• Prendi una persona o di un robot quando si chiama?

• È la formazione e le altre risorse disponibili per aiutare a conoscere il software?

Cosa evitare, come restringere la ricerca

Non Accontentarsi di Mercato e di Evitare Costi Nascosti

Mentre a tutti piace risparmiare denaro, non accontentarsi di una soluzione solo perché è l’opzione più conveniente. Il nuovo software è un grande cambiamento, in modo che si desidera assicurarsi che si va con un prodotto di qualità che aiuteranno il tuo business a crescere. L’ultima cosa che vuoi fare è optare per un opzione economica e quindi essere passare attraverso il processo di nuovo.

L’altra circostanza, si vuole evitare di pagare i costi nascosti. La soluzione può essere più conveniente di anticipo, ma ci sono i costi che si dovranno pagare per tutto il vostro abbonamento? Se ci sono altre tasse che si pagano durante il periodo di abbonamento quindi tutto potrebbe importo per lo stesso prezzo una volta che tutto detto e fatto. Anche essere cauti di qualsiasi grande offerta di promozioni che è possibile ricevere. Se si stanno dando i loro prodotti e servizi, offrendo un servizio di qualità superiore, qual è il trucco?

La scelta di una Soluzione che non È Snella

Quando la scelta di un nuovo software, si desidera che la soluzione per rendere i processi più efficienti e aiutare a crescere il vostro business. Considerando una soluzione di CRM/ATS e si integra con il back office e web portali aiuterà a ottimizzare i vostri processi. Non c’è bisogno di passare tra più programmi. Un all-in-one soluzione di eliminare più voci di dati, ridurre il rischio di perdita di dati, e aiutarti ad accedere a “big picture”, rapporti critici decisioni di business. Evitare il mal di testa e le battute d’arresto di avere più soluzioni.

Come si pianifica per una corretta implementazione?

Hai chiesto a tutte le domande giuste, hai ricevuto referenze, hai sognato il nuovo software, e firmato il contratto. Che cosa è il prossimo? Pianificazione per una corretta implementazione! Ci sono diverse cose che si desidera assicurarsi che voi fare per consentire una transizione fluida. Mentre può sembrare la parte più difficile è finita, l’implementazione del software è l’ultima, ma la fase più critica.

In primo luogo, è necessario decidere quali dati si sta portando oltre al nuovo software. Le probabilità sono che si potrebbe avere il vecchio e il cattivo di dati che non ha bisogno di essere portato. Portare solo i dati che si bisogno. Prima della conversione, la società di software vi fornirà un documento dettagliato di quello che sarà convertito e dove andrà nel nuovo sistema. Essi potranno anche fornire un preventivo e calcolo del numero di ore necessario per la conversione dei dati. Questo è il momento di chiedere tutte le domande che potete avere. Si desidera assicurarsi che si sa esattamente cosa si sta trasformando e il costo stimato così non c’è confusione giù la linea.

Da un punto di vista interno, è importante per tutta la squadra abbracciare il nuovo software. Il software sarà più probabile essere molto diversa da quella che siamo abituati ad utilizzare. Il flusso di lavoro, il modo di riempire gli ordini di lavoro, il modo in cui creare nuovi contatti, anche la terminologia può essere tutti diversi. Non importa come, però, è importante dedicarsi interamente al nuovo software. Non seguire i vecchi flussi di lavoro o ex modi di fare i compiti. Dopo tutto, si è passati software per un motivo.

Durante la transizione, è anche essenziale che il top management si consulta con il team di rimanere paziente. L’implementazione di un nuovo sistema richiede tempo e fatica. E ‘ fondamentale che ognuno si prende il tempo per imparare il software e ricevere una formazione. Un grosso errore, salta sulla formazione. Si sarà perso, confuso, meno efficiente, e ha un milione di domande. Essere opportunamente addestrato, è la chiave per una transizione morbida, come si sta acclimatando l’intera azienda ad un nuovo software.

L’ultimo passo prima ufficialmente transizione, è la creazione di un Manuale di Politica per i vostri dipendenti. Questo è un breve opuscolo che indica la tua squadra come utilizzare il software. Il libretto deve spiegare come utilizzare il software per compiti principali. Comprendere che cosa sono i codici che si desidera utilizzare, quali dati devono essere inseriti, migliori pratiche, etc. Tutta la squadra deve usare il software stesso modo, altrimenti non ci sarà un consistente flusso di lavoro. Un manuale rende molto chiaro, come effettuare tutte le operazioni più importanti.