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Come pianificare l’invio di e-mail su Mac con Automator

Come pianificare l'invio di e-mail su Mac con Automator

Vuoi programmare le email da inviare in un secondo momento dal tuo Mac? Questo potrebbe tornare utile se usi spesso i promemoria per inviare e-mail in tempo, che si tratti di un augurio di compleanno, un saluto per le vacanze, un anniversario, un’e-mail a un collega o qualsiasi altra cosa tu possa immaginare. Grazie ad Automator su Mac, puoi programmare l’invio di email dall’app Mail.

L’app Mail di serie che esce dalla scatola su iPhone, iPad e Mac è ampiamente preferita dagli utenti per tenersi aggiornati sulle proprie e-mail, sia per lavoro che per uso personale. Sebbene sia ben integrata nel sistema operativo indipendentemente dal provider di servizi di posta elettronica utilizzato, l’app non dispone di alcune funzionalità avanzate come la possibilità di pianificare le e-mail. Tuttavia, con l’app Automator integrata sul Mac, puoi creare flussi di lavoro personalizzati e azioni rapide per eseguire attività che altrimenti non sono ufficialmente supportate su macOS, e in questo caso tratteremo come impostare la pianificazione della posta elettronica con il Mac Mail utilizzando Automator.

Come pianificare le email da Mac con Automator

Automator può essere un po’ scoraggiante per i nuovi utenti, ma se segui attentamente i passaggi seguenti uno per uno dovresti essere in grado di evitare qualsiasi tipo di confusione e di impostare tutto correttamente.

Fai clic sull’icona del Finder situata nel Dock e vai su “Applicazioni” dal riquadro di sinistra. Ora avvia “Automator”. In alternativa, puoi aprire Automator utilizzando la ricerca Spotlight premendo Comando + barra spaziatrice.
Una volta avviata l’app, si aprirà anche una finestra pop-up che ti consentirà di selezionare un tipo di documento. Scegli “Flusso di lavoro” per procedere.
Quindi, seleziona “Posta” che si trova sotto Libreria nel riquadro di sinistra, quindi fai clic su “Nuovo messaggio di posta” per iniziare.
Ora ti verrà chiesto di comporre l’e-mail. Basta digitare il messaggio che si desidera programmare e inserire l’indirizzo e-mail a cui si desidera inviarlo.
Al termine, fai clic su “Invia messaggi in uscita” dal riquadro di sinistra per aggiungerlo al flusso di lavoro. Assicurati che si trovi sotto l’azione “Nuovo messaggio di posta”.
Ora dovrai salvare il flusso di lavoro personalizzato andando su File -> Salva dalla barra dei menu.
Si aprirà una piccola finestra pop-up sullo schermo. Assegna un nome adatto e assicurati che il file del tuo flusso di lavoro sia archiviato in “Applicazioni” sul tuo Mac per un facile accesso in seguito. Fai clic su “Salva” e quindi esci da Automator.
Quindi, apri l’app Calendario nativa sul tuo Mac dal Dock. Vai alla data in cui desideri programmare l’e-mail e fai doppio clic sulla data per creare un nuovo evento. Riceverai un pop-up. Ora, fai clic sull’opzione “Aggiungi avviso” come mostrato nello screenshot qui sotto.
Avrai accesso a più opzioni. Fare clic su “Nessuno” accanto a “avviso” per visualizzare un menu a discesa.
Quindi, scegli “Personalizzato” che si trova nella parte inferiore del menu a discesa.
Avrai un altro pop-up ora. Qui, fai clic su “Messaggio con suono” per accedere a un altro menu a discesa.
Scegli “Apri file” per utilizzare un file personalizzato per quell’avviso. In questo caso, utilizzeremo il file del flusso di lavoro che abbiamo creato in Automator.
Dopo aver selezionato “Apri file”, è necessario fare clic sull’opzione “Calendario” come mostrato di seguito per procedere.
Ora, scegli “Altro” per continuare.
Ciò ti consentirà di cercare il file del flusso di lavoro personalizzato. Ricorda, hai archiviato il tuo file di flusso di lavoro in “Applicazioni” in precedenza. Quindi, vai alla directory e fai clic sul file “Schedule Email” per selezionarlo.
Ora, fai clic su “OK” nel menu a comparsa dell’app Calendario e tutto è pronto.

Ecco qua. Sei finalmente riuscito a programmare un’e-mail sul tuo Mac utilizzando Automator. Bello, vero?

Come puoi vedere, in realtà non è così difficile creare un flusso di lavoro di pianificazione della posta elettronica personalizzato in Automator. E aggiungerlo come evento di Calendario è anche un bel trucco (a proposito, puoi effettivamente avviare app e aprire file in base alle pianificazioni anche con l’app Calendario su Mac, controlla se ti interessa). Supponendo che tu l’abbia seguito, dovresti prenderci la mano e avere il processo inchiodato.

Ora che hai finito con la procedura, devi tenere a mente una cosa molto importante. L’e-mail programmata verrà inviata solo se il Mac è acceso e attivo all’ora specificata per l’evento del calendario. Questo è l’unico aspetto negativo di questa soluzione alternativa, a parte la potenziale complessità.

Oltre a creare i tuoi flussi di lavoro, Automator può essere utilizzato anche per creare azioni rapide personalizzate sul tuo Mac in modo simile. Ad esempio, puoi creare un’azione rapida che ridimensiona istantaneamente un’immagine archiviata sul tuo Mac con solo un paio di clic. C’è così tanto che puoi fare con l’app Automator una volta che hai un’idea di come funziona.

Se questa procedura è stata troppo complicata per considerare di ripeterla regolarmente, potresti voler guardare client di posta elettronica di terze parti come Spark che sono disponibili sul Mac App Store per pianificare le e-mail. Se utilizzi un account Google, puoi facilmente pianificare le e-mail utilizzando anche l’app web Gmail.

L’app Shortcuts offre anche alcune funzionalità di automazione simili, ma in misura molto più limitata su Mac, iPhone e iPad.

Hai intenzione di utilizzare Automator per pianificare le e-mail sul tuo Mac? Quali sono i tuoi pensieri su questa soluzione? Hai usato l’app Automator per qualcos’altro prima? Pensi che Apple dovrebbe aggiungere il supporto nativo per la pianificazione della posta elettronica e raggiungere la concorrenza? Fateci sapere le vostre preziose opinioni ed esperienze nella sezione commenti in basso.